Zoom Workplace
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借助 Zoom Workplace 提升工作效率的 5 个协作技巧
了解 AI 优先协作平台 Zoom Workplace 如何帮助您提高日常工作效率。
获取使用 Zoom Chat 的建议，以便随时随地进行沟通，轻松管理复杂项目，自动执行日常任务——上述操作均可通过一体化平台完成。
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发布日期 2025年1月16日
掌握所需信息是件好事，对吧？但如果信息通过十余款应用以聊天、电子邮件、标签和私聊等形式蜂拥而至，则适得其反。信息过载让您难以掌控全局，迫使您疲于寻找保持条理、有效沟通和精准检索的方法。
这就是我们的 AI 优先聊天解决方案 Zoom Chat 的用武之地。它已包含在 Zoom Workplace 应用中，您无需额外付费，即可随时随地按需沟通——所有操作均可通过一体化平台实现。借助其组织功能，您可以轻松管理复杂项目，更快交付成果。此外，它还能通过自动执行日常繁琐的工作，让您优先处理关键要务，摒除无关杂项。
您可能想了解聊天应用如何助您完成这些任务。Zoom Chat 不仅可以发送和接收消息，还能帮助您实现更智能、更高效的协作。利用以下快捷指南学习基础知识、优化工作方式并节省时间。
如果您刚开始使用 Zoom Chat，不妨参考以下建议，确保沟通流程条理清晰、井然有序。
当聊天对话更新频繁时，可能会难以追踪每个人都在回复哪条消息。点击某条消息下的“回复”图标，您就可以直接回复消息，而您的回复将归入特定消息下方，向其他参与者表明您正针对同一主题发表意见。原始消息及其下方的所有消息统称为“会话”。
如果您在群聊或频道中，想要提醒特定用户注意某条消息，可以使用@提及标记此用户并向其发送通知。只需输入@符号，然后输入您要标记的用户名称，再从下拉菜单中选中此用户即可。
当您需要提醒所有人留意某条重要消息时，使用@所有人功能即可向所有群聊或频道成员发送通知。如果您需要通知包含数千名成员的频道，请务必谨慎适度地使用该功能。
通过使用“格式”菜单中的“添加链接”选项，将链接直接嵌入文本，以免帖子 URL 过长。要减少点击次数，可在选择文本后使用键盘快捷键（Mac 上的 ⌘+K 或 Windows 上的 Ctrl+K）来添加超链接。如果您已将链接复制到剪贴板，它将自动粘贴到链接字段中。
状态消息功能允许您在 Zoom Chat 个人信息中显示一条备注，以便其他人在选择您作为联系人或与您聊天时查看。这是一种好方法，可以告知同事您当天不在办公室或已外出——这样一来，同事就会明白您的回复可能会延迟。您还可以设置当前状态，以便团队成员一目了然地确认能否和您进行即时聊天或通话，并判断您的状态是“忙碌”、“离开”还是“不在办公室”。
既然您已掌握发送和接收消息的基础知识，不妨进一步了解如何高效整理，以便轻松管理通信并快速查找所需内容。
您可以使用 Zoom Workplace 桌面应用左侧的全新 Zoom Chat 侧边栏，灵活查找消息和频道。使用“@提及”选项卡，即可快速定位所有提及您的消息（任何新的@提及、未读的@提及都会显示红色通知徽章）。点击“会议聊天”选项卡，查看您参与的所有连续会议聊天频道，使用“今天”筛选条件查找您最近的聊天内容，并使用 My Notes 列出每次会议中您的任务，这样就能随时掌握行动项。
根据您的工作方式拖放不同的选项卡，定制侧边栏视图。您可以从“已加星标”、“文件夹”、“应用”等多种选项中进行选择，保留必要的内容，同时移除无用的选项卡。
当您需要发起群聊时，Zoom Chat 可为您提供创建频道或私聊群组的选项。但这两者之间有什么区别呢？
聊天频道可用于结构性较强的主题或长期协作论坛，对于人数较多的群组来说是一个不错的选择。这些频道可以设为公开状态，确保组织成员能够搜索并加入频道；或设为私密状态，添加其他成员后才能访问频道。您可以在 Zoom Chat 对话中标记频道，并通过添加#号轻松导航至该频道。例如，如果您希望告知团队可加入 #Ask IT 公开频道以排除电脑故障，此功能尤为实用。频道所有者还可以进一步管控添加成员、发布帖子和标记所有频道成员等权限。
相比之下，群聊内置的私聊 (DM) 功能可以轻松发起临时对话。您可以将同事轻松添加到群聊中，但其无法搜索或加入私聊，且无法使用#号标记私聊。您可以根据需求将私聊群组转换为频道，以解锁邀请、审核和控制等附加功能。
当您的 Zoom Chat 侧边栏越发凌乱时，文件夹是整理并分组对话、频道及联系人的好方法。您可以基于协作项目或共事团队创建文件夹，以便轻松查找所需对话和频道。点击侧边栏中的“文件夹”选项卡，即可查看所有文件夹的顶层视图，从而轻松搜索所需内容。
管理者深知，确保团队成员（尤其是新员工）参与所有相关对话何其困难。Zoom Chat 中的共享空间可解决将每个团队成员手动添加到对应频道的难题。共享空间是聊天频道集合，涵盖部门级频道和基于项目的对话。当您将人员添加到空间时，它会自动将其添加到尚未加入的频道。在侧边栏中，您可以查看您所属的所有共享空间，并点击进入空间中的各个频道。
我们的连续会议聊天功能允许您在 Zoom Chat 中针对参会者创建专用群聊，以便在会前、会中和会后进行交流。启用会议中聊天后，会议中发送的聊天内容将同步显示在群聊中，实现会后持续对话。安排会议时，请确保“启用连续会议聊天”选项已开启。点击 Zoom Chat 侧边栏中的“会议聊天”选项卡，即可轻松查找相关聊天频道。
通过会议窗口和 Zoom Chat 访问连续会议聊天内容。
当您收到海量消息时，聊天界面可能会令您不堪重负。为了避免这种情况，可尝试调整 Zoom Chat 的通知设置，仅在被直接@提及、收到一对一聊天/群聊消息或指定频道更新时发出通知。您还可以按选项卡定制通知，选择显示未读消息数的类别，从而减少干扰。
Zoom Chat 是一个协作中心，但了解如何有效利用这一工具也有助于提高生产力。以下建议可助您优化工作方式。
请求和任务常通过聊天发送。您可以调出侧面板，获取特定聊天频道的行动项清单。使用 Zoom Chat 中的 AI 功能识别您最近的行动项，以生成个性化待办事项清单，或获取包含同事分工的通用任务清单。
AI Companion 面板。要求 AI Companion 识别您最近的行动项，以生成个性化待办事项清单，或获取包含同事分工的通用任务清单。AI Companion 已包含在符合条件的付费 Zoom Workplace 套餐中，*您无需支付额外费用，且可作为个人 AI 助手助您完成更多工作。
面对杂乱无章的日常工作，重要消息时有遗漏。与其担忧可能错过的内容，不如在最适合的时段接收重要消息提醒。您可以选择已接收消息的二次提醒时间，以免遗忘或忽视消息。您还可以在侧边栏“提醒”选项卡中查看所有标记需提醒的消息。
面对聊天应用中的消息、文件、截图和更多内容，要精准查找所需信息并非易事。但借助 Zoom Chat 强大的搜索功能，您就能轻松定位所需资产。在桌面应用中，点击导航栏顶部的“搜索”按钮。输入相应关键字，在整个 Zoom Workplace 平台范围内（从 Zoom Chat 到 Meetings、Whiteboard、Docs、联系人等）进行搜索，以查找符合搜索条件的文件或消息。
在专用聊天频道中保留重要笔记、资源和提醒，同时对其他用户隐藏该频道。要使用个人聊天，请在“已加星标”选项卡中点击您的名称，然后键入消息并按“发送”。此操作会向您自己发送一条消息，以供后续查阅，且无论通过哪种设备访问 Zoom Chat 均可查看。
我们都在寻找方法来节省更多的时间。AI、自动化功能和集成可以帮助您节省时间——以下是部分使用技巧。
面对亟待处理的海量 Zoom Chat 消息，消息、文档和会话摘要功能可以帮助您快速浏览冗长的聊天会话，包括讨论内容和相关决策。如果您需要回复，聊天撰写功能可以根据对话上下文代您撰写回复。您可以更改消息的语气和长度，以定制推荐回复。
耗时数分钟的日常任务可能会迅速累积，从而缩短您专注处理重要工作的时间。借助 Zoom Workflow Automation，您可以通过 Zoom Workplace 自动执行特定任务，例如向团队发送每周提醒以完成状态更新或快速批复休假请求。
您还可以将 Zoom Workplace 中的 AI 功能集成到自动化工作流程中，利用平台背景和实用洞察，腾出时间来处理重要工作。创建自动化工作流程：
以我们的预构建工作流程模板为切入点，或者从零开始构建您的专属模板。利用 Workflow Automation 的零代码构建器，轻松构建功能强大的工作流程，从而节省时间。
在不同应用之间切换以传输信息和跟踪文件会耗费大量时间。Zoom Chat 集成了数十种热门应用程序，以便您访问 Google 云端硬盘上的文件，在 Jira 中创建问题，或直接在 Zoom Chat 消息中预览 Figma 链接。在 Zoom App Marketplace 中查看我们的聊天集成。
上述建议可以帮助您改进团队协作、管理沟通并高效利用时间，但 Zoom Chat 如何切实融入您的日常工作？本文仅列举部分真实案例。
跳转到指定的会议聊天——您可以使用侧边栏快速定位相应内容。发送快速消息，告知团队您无法加入会议。会议结束后，使用消息、文档和会话摘要功能总结聊天频道中的新消息。当系统生成的会议摘要发布到聊天中时，您还可以查阅此会议摘要以了解关键讨论点和行动项。
大型项目通常涉及诸多跨职能团队，建议您创建包含项目所有必要聊天频道的共享空间。添加新团队成员后，对方将立即获得访问所有重要频道的权限。利用自动化工作流程收集团队成员的每周状态更新，并借助 Zoom Chat 中的 AI 功能将这些更新总结成简要概述，以便与群组分享。通过连续会议聊天频道在项目会议前发布议程，并按需回复后续问题。
朝九晚五的时代已经结束。许多团队在不同的时区工作，工作时间灵活多变，这意味着您的同事可能无法与您同时在线。您可以根据同事的时间安排设置定时发送聊天消息，或者给自己设置一个提醒，在您和同事都有空的时候跟进某个会话。如果您需要表达更复杂的想法，您可以截取屏幕截图并添加注释，而无需离开聊天窗口，也可以录制语音或视频信息供团队成员稍后查看。
聊天应用为有序开展协作和提高生产力奠定了重要基础。借助 Zoom Chat，您就能构建协作中心，用于管理聊天消息，同时将其他通信和生产力工具整合至统一平台：Zoom Workplace 应用。
如需了解更多关于 Zoom Workplace 功能的信息，请查看以下五个提高日常工作效率的建议。
*AI 功能已包含在符合条件的付费 Zoom Workplace 套餐中，且可能不适用于所有地区或垂直行业。
编者注：本博客最初发布于 2023 年 7 月，并于 2026 年 6 月更新，以体现 Zoom Chat 的最新功能和特性。
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