캠퍼스 이벤트는 대학 생활의 꽃으로, 고등 교육 기관에서 학생, 가족, 교수진, 직원, 졸업생 및 파트너의 참여를 높이는 데 도움이 됩니다.
그러나 교육 커뮤니티를 단합하거나 활기찬 대학 문화를 만들기 위해 캠퍼스 이벤트를 꼭 캠퍼스에서 주최할 필요는 없습니다. 사실, 기존의 캠퍼스 이벤트를 가상 및 하이브리드 경험으로 재구상하면 더 많은 사람에게 도달하고 더 접근성이 좋은 이벤트를 제공할 수 있습니다.
이 가이드에서는 Zoom Events를 사용하여 온라인 및 하이브리드 캠퍼스 이벤트를 계획하고 주최하는 데 필요한 모든 정보를 찾을 수 있습니다. Zoom Events를 사용하면 목표로 하는 이벤트 규모, 형식 또는 환경과 관계없이 비전을 실현할 수 있습니다.
주최하려는 다양한 유형의 이벤트를 알아보기 전에 Zoom Events에 대한 간략한 개요를 살펴보겠습니다. Zoom Events는 가상 이벤트를 주최, 관리 및 보고할 수 있는 올인원 솔루션입니다.
Zoom Meetings 및 Zoom Webinars가 사람들을 모으는 공간이라면, Zoom Events는 이러한 솔루션을 기반으로 Zoom Events 플랫폼에서 완전히 관리하는 전용 이벤트 허브, 등록 및 티켓팅 옵션 및 참석자 네트워킹을 추가합니다.
캠퍼스 이벤트에 Zoom Meetings 또는 Zoom Webinars 대신 Zoom Events를 사용해야 하는 경우는 언제일까요? 본인의 목적에는 Meetings가 맞을 수도 있고, Webinars가 맞을 수도 있습니다.
스스로에게 물어보세요.
위의 질문 중 하나라도 '예'라고 대답했다면 Zoom Events가 적합한 솔루션일 수 있습니다.
이벤트를 더욱 특별하게 만들고자 하는 경우를 위해(100주년 기념식, 학위 수여식 또는 기금 모금 행사 등) Zoom은 고급 가상 이벤트 또는 하이브리드 이벤트의 계획, 지원, 프로덕션을 지원하는 전담 이벤트 서비스 팀을 보유하고 있습니다.
Zoom Events 서비스에는 이벤트 진행에 관한 모범 사례 상담, 프로덕션 설정과 지원, 라이브 이벤트 관리와 중재가 포함됩니다. Zoom Events 서비스 팀은 참석자와 호스트가 연락할 수 있는 전화번호를 통해 이벤트 전 및 당일 지원도 제공할 수 있습니다.
일반적으로 대학 캠퍼스는 1년 내내 다양한 이벤트로 북적입니다. 오리엔테이션 주간부터 취업 박람회, 졸업생 모금 행사, 졸업식까지, 여러 이벤트를 가상 경험으로 재구상할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.
캠퍼스 이벤트의 계획과 실행은 팀의 노력이 필요합니다! 모든 세부 사항에 대한 역할과 책임을 위임하여 커뮤니케이션을 간소화하고, 준비 단계를 간단하게 만들어, 이벤트 당일에 대비할 수 있도록 하세요. 일부 팀원이 하나 이상의 역할을 맡게 되더라도 다음과 같은 기본 사항은 반드시 갖춰야 합니다.
프로듀서는 프로덕션과 관련된 모든 것을 담당합니다. 이 팀은 각 세션의 시작 시간, 발표자 간의 전환, 촬영 목록, 세션 사이의 휴식 시간, 음악 및 기타 세부 사항을 개략적으로 설명하는 이벤트 진행 계획을 수립합니다.
이벤트 당일에는 프로덕션 팀이 이벤트를 주관하며 모든 것이 계획대로 일정에 맞게 진행되는지 확인합니다.
기술 팀은 이벤트에 사용되는 기술을 감독합니다. 팀원은 가상 세션을 예약하고 질문과 답변, 채팅, 라이브 스트리밍 및 녹화와 같은 기능에 대한 설정이 적절하게 활성화되어 있는지 확인합니다. 또한 카메라, 마이크, 조명과 같은 하드웨어가 제대로 설치되고 작동하는지 확인합니다. 외부에 있는 발표자가 어디에서든 성공적으로 프레젠테이션을 진행할 수 있도록 적절한 장비를 갖추고 있는지 확인해야 합니다.
프레젠테이션 팀은 캠퍼스 커뮤니티의 일원이든 외부 발표자든 관계없이 이벤트 발표자와 긴밀히 협력하여 이벤트 준비를 진행합니다. 슬라이드 덱과 같은 프레젠테이션 자료를 수집하고 발표자 약력을 검토한 다음 Zoom Events에 게시합니다. 이 팀은 발표자가 Zoom을 사용하여 편안하게 발표할 수 있도록 하고 적절한 장비를 갖추고 팁을 숙지하여 발표자의 모습이 잘 보이고 소리가 원활하게 들리도록 합니다.
마케팅 팀은 참여를 유도하고 이벤트 목표를 달성하기 위해 적절한 대상에게 이벤트를 홍보하는 일을 책임집니다. 이 팀은 이벤트 웹페이지, 전단지, 소셜 미디어 게시물, 블로그 기사, 시각 자료와 같은 자산을 만들어 사람들이 참여하고 싶도록 만들고, 등록하는 데 필요한 정보를 제공하여 중요한 이벤트를 향한 기대감을 불러일으킬 것입니다.
일찍부터 계획을 세우고, 이벤트를 위한 탄탄한 기반을 마련할 수 있도록 충분한 시간을 가지세요. Zoom Events의 모든 세부 사항을 구축하는 것부터 게스트를 위한 독특하고 즐거운 경험 만들기까지, 이벤트에 앞서 몇 주, 며칠 동안 수행해야 할 일을 소개합니다.
아직 허브를 만들지 않았다면 예정된 이벤트, 현재 이벤트 및 과거 이벤트의 모음인 허브를 만들 수 있습니다.
모든 대학 이벤트에 대해 하나의 허브를 보유할 수도 있지만, 1년 동안 여러 청중을 위해 다양한 유형의 이벤트를 주최할 계획이라면 여러 개의 허브를 만들 수도 있습니다. 예를 들어, 졸업생 이벤트용 허브를 가지거나 오리엔테이션 또는 학위 수여식 같은 행정실 주도 이벤트용 허브를 가질 수도 있으며 여러 학과에서 이벤트를 게시하는 허브를 가질 수도 있습니다.
다음과 같은 세부 정보를 사용자 지정할 수 있습니다.
허브 만들기에 대한 단계별 지침은 지원 페이지를 방문하세요.
허브를 생성한 후에는 예정된 이벤트에 대한 세부 정보를 만들고 입력할 수 있습니다. 허브가 여러 개 있는 경우 이벤트를 연결할 허브를 선택할 수 있습니다.
이벤트에 대해 다음과 같은 세부 정보를 추가할 수 있습니다.
이벤트 만들기에 대한 자세한 지침을 확인하려면 지원 페이지를 방문하세요.
가상 및 하이브리드 이벤트 주최자는 원격 참석자를 위해 매력적인 대화형 경험을 조성하려면 높은 기준을 충족해야 합니다. 참석자들은 원하는 경우 언제든지 쉽게 멀티태스킹을 하거나 클릭 한 번으로 이벤트를 종료할 수 있기 때문입니다. 다음은 참석자가 참여하고 싶을 만한 경험을 설계하는 데 도움이 되는 몇 가지 기능입니다.
등록한 참가자들은 Zoom Events 로비에서 이벤트 전과 이벤트 도중에 서로 소통하고 네트워킹할 수 있습니다. 교육 회담, 학생 오리엔테이션 또는 동창회 같은 이벤트의 경우, 이벤트 2주 전에 주제를 정하고 모든 참가자에게 홍보해 대화를 시작하고 질문을 던져 참석자들의 상호 작용을 장려합니다.
질문과 답변 기능을 활용하면 웨비나 참석자가 세션 중에 질문을 제출하고 라이브 또는 서면으로 응답을 받을 수 있습니다. 다음은 웨비나 중에 질문과 답변을 사용하는 몇 가지 팁입니다.
설문조사 기능을 사용하여 청중의 실시간 피드백을 받거나 청중이 현재 다루고 있는 콘텐츠를 얼마나 이해하고 있는지 확인해 보세요. 이벤트 전에 설문조사 질문과 선택지를 설정하고 세션 중에 사전에 설정된 설문조사를 시작할 수 있습니다.
이벤트에 엑스포를 활성화하여 참석자들이 서로 네트워크를 형성하고 부스에 들러 특정 주제 또는 스폰서에 대해 자세히 알아볼 수 있도록 하세요. 엑스포는 이벤트 주최자가 참석자를 부스 담당자(스폰서, 전시자)와 연결하여 제품과 서비스에 대해 알아볼 수 있는 가상 전시를 설정하는 Zoom Events의 기능입니다. 이벤트를 만들 때 "엑스포"라는 탭이 표시됩니다. 이 탭에서 엑스포 기능을 전환하여 활성화할 수 있습니다.
향후 이벤트를 위해 엑스포를 설정하는 데 필요한 모든 정보를 보려면 지원 페이지를 방문하세요.
Kahoot!, Mentimeter, Miro와 같은 Zoom Apps를 사용하여 이벤트에 더 많은 즐거움과 상호 작용, 협업을 더하세요.
이벤트 중에 참석자들을 소규모 그룹으로 나누어 교류하도록 하세요. 참석자를 소회의실에 실시간으로 할당하거나, 사전 할당하거나, 참가하고자 하는 룸을 직접 선택하고 룸 간에 자유롭게 이동할 수 있게 하세요.
예행연습은 이벤트 팀과 발표자에게 이벤트 당일을 위해 준비한 콘텐츠를 최종적으로 검토할 기회를 제공합니다.
프로덕션, 기술 및 프레젠테이션 팀이 함께 협력하여 무대 뒤와 카메라 앞에 있는 이벤트에 관련된 모든 사람들과 함께할 예행연습 일정을 잡아야 합니다. 이벤트 진행, 장비 테스트 및 설정을 검토하고, 전환 및 타이밍을 연습하며, 프레젠테이션이 원활하게 진행되는지 확인하세요.
이제 쇼타임입니다! 이벤트 당일은 대부분의 준비 작업을 마친 이후일 것입니다. 여러분의 초점은 계획한 모든 것을 실행하고 게스트에게 최상의 경험을 제공하는 것입니다.
Zoom Webinars용 백스테이지 기능은 호스트, 공동 호스트 및 토론자에게 개인 "백스테이지" 또는 "대기실" 공간을 제공하여 활성 웹 세미나 세션에 들어가기 전 또는 세션을 오가는 사이에 구성하고 준비할 수 있도록 합니다. 백스테이지에서 진행 중인 웹 세미나 세션("메인 스테이지"라고도 함)을 보고 들을 수 있으며, 이벤트를 보고 메인 스테이지에 참여해야 하는 시기를 알려주는 신호를 들을 수 있습니다.
이벤트 시작 10~20분 전에 발표자에게 호출 시간을 알려주어 메인 스테이지에 지장을 주지 않으면서 백스테이지에서 비디오와 오디오, 화면 공유 및 가상 배경을 테스트할 수 있습니다. 호스트와 토론자는 필요에 따라 메인 스테이지를 원활하게 드나들 수 있습니다.
몇 분 일찍 미팅 또는 웹 세미나를 시작하여 프로그램이 시작하기 전에 참석자가 참여할 수 있도록 하세요. 인트로 음악을 재생하고자 한다면 저작권 문제가 없는지 확인하세요.
참석자들이 참여하는 시간은 회의나 웨비나가 제대로 설정되어 있는지 확인하기에 가장 좋은 때입니다. 적절한 플랫폼으로 녹화(창의 왼쪽 상단 모서리에 표시) 및 라이브 스트리밍되고 있는지 확인하고 자동으로 활성화되지 않았다면 라이브 스트리밍을 시작하세요. 그리고 질문과 답변 설정이 적절하게 활성화되어 있는지, 토론자와 공동 호스트가 올바른 권한을 가지고 있는지 확인하세요.
이벤트를 시작하며 간단하게 일정 및 기타 사항을 공지하여 참석자들에게 이벤트의 녹화 여부, 질문 제출 방법, 웹 세미나의 주제 등을 알려주세요. 발표자와 스폰서들에게 감사의 말을 잊지 마세요!
참석자가 최적의 이벤트 경험을 누리고 다른 게스트와 소통할 수 있도록 지원하는 이러한 기능에 대해 알고 있는지 확인하세요.
이벤트 로비는 참석자가 이벤트 전, 도중 및 후에 이벤트 스폰서뿐만 아니라 서로와 네트워킹할 수 있도록 마련된 영구적인 공간입니다. 게스트는 이벤트 로비에서 손쉽게 연락처 정보를 교환하고, 채팅하며, 다른 참석자와 미팅을 시작할 수 있습니다. 참석자는 참여하기 전에 로비에서 라이브 세션을 볼 수도 있습니다.
이벤트에 여러 세션이 있는 경우, 참석자가 각 세션과 관련된 주제에 대해 이야기할 수 있는 세션 채팅을 통해 더 집중된 대화를 나누도록 권장하세요. 또한 발표자를 세션 채팅에 참여시켜 이들이 질문에 답하고 보다 심도 있는 토론을 나누도록 유도할 수도 있습니다.
프로 팁
이벤트 소유자 및 지정된 중재자는 Zoom Events 로비의 그룹 채팅에서 메시지와 사용자를 제거할 수 있습니다. 이벤트 직원에게 Zoom Events의 중재자 역할을 할당하여 채팅에 방해가 되거나 부적절한 메시지가 있는지 팀에서 모니터링하도록 하세요.
각 게스트는 자신의 일정표에 세션을 추가하여 맞춤형 이벤트 주제를 생성할 수 있습니다. 일정표는 참석자가 캘린더 레이아웃에서 관심 있는 모든 세션을 한 눈에 볼 수 있는 중앙 위치입니다.
세션 디렉터리를 사용하면 참석자는 주제 트랙, 청중 유형 등에 따라 세션을 쉽게 검색하고 보기를 필터링할 수 있습니다.
Zoom Events, Zoom Webinars 또는 Zoom Meetings 지원 페이지를 열어 두고 참석자 관련 문제가 생겼을 때 즉석에서 빠르게 해결하세요. 토론자에게 문제가 발생하면 Zoom Client 또는 세션 중 비공개 채팅 기능을 활용하여 비공개로 채팅하세요.
다음은 호스트 및 참석자와 관련된 일반적인 문제에 대한 몇 가지 빠른 리소스입니다.
성공적인 이벤트 주최를 축하드립니다! 이벤트가 끝나면 이어서 참석자와 소통하고, 피드백을 수집하며, 이벤트 후 보고서를 통해 참석 및 참여를 분석할 수 있습니다.
Zoom Events의 애널리틱스 및 제어판 섹션을 방문하여 이벤트 후 설문조사 결과에 대한 보고서를 확인하고 생성합니다. 보고 토론 과정에서 세션 및 전체 이벤트 피드백을 수집합니다.
등록한 모든 사용자가 이벤트 녹화본을 사용할 수 있도록 하거나, 일반 액세스를 위해 웹사이트에 녹화본을 올리거나, 콘텐츠에 게이트를 마련하여 녹화본에 액세스하는 시청자로부터 사용자 데이터를 수집합니다. 다음과 같은 여러 방법으로 이벤트 녹화본을 관리할 수 있습니다.
이벤트는 캠퍼스 커뮤니티와 소통하는 데 훌륭한 방법입니다. 하지만 이벤트가 끝나도 소통을 이어나가는 것을 잊지 마세요! 참석자에게 이메일을 보내 가능한 경우 세션 녹화본을 볼 수 있도록 하고, 관심을 가질 만한 다른 관련 이벤트나 소식을 공유하는 후속 조치를 취하세요. 예를 들어 신입생을 위한 오리엔테이션을 주최한 후, 1학년을 성공적으로 마무리하기 위한 팁을 비롯해 캠퍼스에서 진행되는 다양한 클럽 및 활동에 대한 링크를 제공하는 등 청중에게 맞춤화한 콘텐츠를 통한 후속 조치를 취할 수 있습니다.
Zoom Events를 사용하는 경우 분석 및 제어 패널에서 페이지 분석, 로비 및 세션 분석, 이벤트 세션 보고 및 이벤트 스폰서 분석을 검토하세요. 회의 등록 및 설문조사에 대한 데이터를 제공하는 회의 보고서 또는 등록, 참석자, 질문과 답변, 설문조사, 이벤트 성과에 대한 데이터를 제공하는 웨비나 보고서를 만들 수도 있습니다.
참석자 데이터와 설문조사 결과, 발표자와 토론자의 피드백을 활용하고 콘텐츠 및 기타 이벤트 기능으로 참여를 추적합니다. 효과가 있었던 것과 없었던 것을 평가하여 향후 캠퍼스 이벤트를 이번 캠퍼스보다 더 영향력 있게 만들 수 있습니다.
