Prodotto ZoomMate IA

La tua guida introduttiva a ZoomMate

Tutto ciò che ti serve per iniziare a usare ZoomMate: note, ricerca, flussi di lavoro e strumenti di IA, tutto all’interno di Zoom Workplace.

5 tempo di lettura

Pubblicato in data 1 giugno 2026

In questo blog

01 Inizia con una riunione ricorrente - Jumplink to Inizia con una riunione ricorrente
02 Organizza i progetti in aree di lavoro condivise - Jumplink to Organizza i progetti in aree di lavoro condivise
03 Usa la funzione di ricerca per trovare risposte in tutti i sistemi - Jumplink to Usa la funzione di ricerca per trovare risposte in tutti i sistemi
04 Aggiungi flussi di lavoro alle attività ripetitive - Jumplink to Aggiungi flussi di lavoro alle attività ripetitive
05 Trasforma le conversazioni in bozze di lavoro - Jumplink to Trasforma le conversazioni in bozze di lavoro
06 I modi più comuni per iniziare in team - Jumplink to I modi più comuni per iniziare in team
07 Costruisci le abitudini gradualmente - Jumplink to Costruisci le abitudini gradualmente
08 Un modo di lavorare più connesso - Jumplink to Un modo di lavorare più connesso

Robin Bunevich

Responsabile marketing del prodotto, Zoom AI

Robin Bunevich è responsabile marketing del prodotto in Zoom. Supervisiona il marketing e la strategia dei prodotti per Zoom AI. Dopo aver diretto per tre anni il marketing dei prodotti per la soluzione per eventi di Zoom e aver lanciato Zoom Events, uno dei prodotti con la crescita più rapida di Zoom, ora si occupa di aiutare le organizzazioni ad adottare agevolmente l'IA nei flussi di lavoro. Prima di Zoom, si è occupata del marketing per gli eventi live presso il New York Times ed è stata determinante, a marzo 2020, nell'aiutare l'organizzazione a passare a un programma di eventi completamente virtuale. In Zoom, Robin sfrutta i suoi 15 anni, e oltre, di esperienza nel marketing e nella pubblicità per promuovere la conoscenza e l'adozione delle soluzioni di IA di Zoom.

La maggior parte delle riunioni non termina quando finisce la chiamata.

Di solito ci sono e-mail di follow-up da inviare, attività da organizzare, documenti da aggiornare o presentazioni da preparare prima del prossimo incontro. Anche quando hanno già a disposizione le informazioni corrette, i team impiegano molto tempo a ricostruire il contesto e a trasferire manualmente il lavoro da un sistema all’altro.

ZoomMate è un’area di lavoro basata sull’IA integrata in Zoom Workplace che aiuta i team a trasformare riunioni, conversazioni e informazioni di progetto in attività concrete. Combinando appunti, funzionalità di ricerca, flussi di lavoro e contenuti generati dall’IA in un’unica esperienza connessa, consente ai team di dedicare meno tempo alla gestione delle attività amministrative e più tempo a portare avanti i progetti.

Se sei alle prime armi, l’approccio più semplice è iniziare con gli strumenti che si adattano naturalmente al modo in cui il tuo team già lavora.

Prova ZoomMate

Per molti team, il punto di partenza più semplice è una riunione ricorrente che genera già un flusso costante di decisioni, follow-up e aggiornamenti.

Attiva la funzionalità My Notes per una riunione di sincronizzazione del team, una revisione con i clienti, un incontro di aggiornamento su un progetto o una riunione della dirigenza, sia per una singola riunione che per una serie di riunioni ricorrenti. Una volta attivata, My Notes può generare automaticamente trascrizioni, creare riepiloghi, identificare le attività da completare e creare una cronologia ricercabile delle tue conversazioni nel tempo.

Questa funzione diventa particolarmente utile man mano che le riunioni si accumulano. Prima che inizi la prossima riunione, puoi rivedere rapidamente le discussioni precedenti, le attività non ancora completate e le domande rimaste aperte, senza dover cercare tra registrazioni o conversazioni sparse.

Un team di vendita che si prepara per una chiamata con un cliente può, ad esempio, esaminare i riepiloghi delle riunioni precedenti e il feedback sui prodotti relativi a quell’account. Un project manager che si prepara per una riunione settimanale di aggiornamento può rivedere le decisioni di pianificazione già prese senza dover chiedere al team di riepilogare tutto da capo.

Non è necessario ricostruire il contesto manualmente: tutte le informazioni necessarie sono già disponibili.

Quando conversazioni, documenti e aggiornamenti iniziano ad accumularsi, le aree di lavoro dedicate ai progetti aiutano a mantenere tutte le attività correlate organizzate in un unico posto.

Un’area di lavoro può includere appunti delle riunioni, chat, presentazioni, fogli di calcolo, documenti generati e risultati dei flussi di lavoro relativi a un determinato cliente, progetto o team. Questo contesto condiviso aiuta ZoomMate a generare risposte e risultati più pertinenti, perché l’intera cronologia del progetto rimane collegata e accessibile.

Ad esempio, una riunione di avvio di un progetto può diventare la base da cui partire per gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, le bozze delle presentazioni, i flussi di lavoro ricorrenti e la preparazione delle riunioni successive legate alla stessa iniziativa. Col passare del tempo, l’area di lavoro diventa una cronologia operativa aggiornata, anziché l’ennesima raccolta di file scollegati tra loro.

Per i team che gestiscono flussi di lavoro di lunga durata, questo può ridurre il tempo impiegato a spiegare nuovamente le decisioni prese o a cercare la versione più aggiornata delle informazioni.

Uno dei modi più pratici per utilizzare ZoomMate quotidianamente è come strumento di ricerca all’interno di riunioni, chat, documenti e sistemi aziendali connessi.

Anziché cercare manualmente i file o dover ricordare dove è stata menzionata un’informazione, i team possono porre domande in modo naturale:

“Quali problemi sono emersi durante la riunione di lancio della scorsa settimana?”
“Quale feedback ha ripetuto questo cliente nel corso delle chiamate recenti?”
“Quali decisioni sono state prese in merito ai tempi di lancio?”
“Quali criticità vanno gestite oggi?”

A seconda di come la tua organizzazione configura le integrazioni, ZoomMate può acquisire informazioni sia dai contenuti di Zoom sia da sistemi connessi come Google Drive, Salesforce, ServiceNow, Confluence e OneDrive.

Questo è particolarmente utile prima delle riunioni e delle revisioni sullo stato di avanzamento, quando i team spesso perdono tempo a raccogliere aggiornamenti da diversi strumenti prima di poter iniziare la discussione vera e propria.

Una volta che i team hanno acquisito familiarità con l’uso delle note e della funzione di ricerca, il passo successivo è in genere la creazione di flussi di lavoro.

I flussi di lavoro aiutano ad automatizzare le attività ricorrenti che hanno luogo dopo le riunioni o a intervalli regolari. I team possono partire da modelli predefiniti o creare flussi di lavoro usando prompt conversazionali e un builder visivo.

Alcuni team utilizzano i flussi di lavoro per inviare i riepiloghi delle riunioni e assegnare le attività di follow-up. Altri li usano per aggiornare sistemi come Salesforce, instradare approvazioni, generare report settimanali o preparare briefing per le riunioni ricorrenti.

I flussi di lavoro possono anche essere collegati direttamente alle riunioni. Ciò significa che una riunione periodica con un cliente o una revisione di progetto può attivare automaticamente i passaggi successivi al termine dell’incontro.

Dopo una riunione con un cliente, ZoomMate può riassumere la discussione, redigere un’e-mail di follow-up, aggiornare i dati nel CRM e preparare una prima bozza di presentazione per la revisione successiva. Un team di progetto può generare automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento e assegnare attività in base alle decisioni prese durante una riunione di pianificazione.

L’obiettivo non è automatizzare ogni aspetto della giornata lavorativa, ma ridurre il lavoro di coordinamento ripetitivo che richiede spesso molto tempo tra una conversazione e l’altra.

Prova ZoomMate

ZoomMate include anche strumenti di produttività basati sull’IA come Slides, Sheets, Paper e Canvas, che aiutano i team a trasformare il contesto delle riunioni in risultati concreti.

Anziché partire da zero, i team possono generare scalette di presentazioni, fogli di calcolo, piani di progetto, riepiloghi e brief di ricerca a partire dalle discussioni delle riunioni e dal contesto del progetto.

Un team di vendita può creare una prima bozza di presentazione per il cliente dopo una chiamata esplorativa. Un team di marketing può trasformare le sessioni di brainstorming in schemi e strumenti di monitoraggio delle campagne. Un responsabile di progetto può generare una bozza di report sullo stato di avanzamento prima di una riunione con i dirigenti.

Queste risorse sono in genere molto utili come punto di partenza. I team possono poi rifinirli e lavorarci insieme, invece di dover creare tutto manualmente da zero.

La maggior parte dei team non adotta tutte le funzionalità contemporaneamente. Di solito si parte con un flusso di lavoro che semplifica la giornata lavorativa e poi ci si espande gradualmente.

Alcuni dei punti di partenza più comuni includono:

Appunti e riepiloghi delle riunioni per gli incontri ricorrenti del team
Ricerca trasversale tra progetti, riunioni, chat e documenti
Attività di follow-up automatizzate dopo le riunioni con i clienti o relative ai progetti
Prime bozze generate dall’IA per presentazioni, report e documenti di pianificazione
Flussi di lavoro ricorrenti per aggiornamenti di stato e preparazione delle riunioni

L’implementazione più efficace è di solito quella più semplice. Inizia con un processo che il tuo team ripete già ogni settimana e parti da lì.

Le implementazioni più riuscite iniziano quasi sempre in piccolo.

Alcuni team scelgono di abilitare My Notes in ogni riunione ricorrente. Altri iniziano associando i flussi di lavoro alle revisioni di progetto o utilizzando la funzionalità di ricerca per raccogliere informazioni sul contesto prima delle chiamate con i clienti.

Col passare del tempo, questi piccoli cambiamenti nei flussi di lavoro possono ridurre notevolmente il lavoro amministrativo richiesto, soprattutto per i team che trascorrono gran parte della settimana tra riunioni, revisioni e coordinamento tra funzioni diverse.

Le riunioni generano contesto. Le chat producono decisioni. I progetti prendono forma attraverso documenti, aggiornamenti e follow-up. ZoomMate è progettato per aiutare a collegare questi elementi, in modo che le informazioni siano più facili da trovare e il lavoro possa proseguire anche dopo la fine delle conversazioni.

Per iniziare, parti da una riunione ricorrente o da un progetto attivo che il tuo team gestisce già su Zoom Workplace. Da lì, ZoomMate può iniziare a organizzare il contesto, automatizzare le attività di follow-up e aiutare i team a trasformare le conversazioni in azioni.

Prova ZoomMate e lascia che si occupi del resto, mentre tu ti dedichi a ciò che conta davvero.

ZoomMate

ZoomMate è ora disponibile per l’acquisto con crediti IA inclusi per le azioni IA a consumo. La disponibilità può variare in base al tipo di cliente, all’area geografica e al settore al momento del lancio, con un rilascio più ampio previsto nel corso dell’anno.