Vad är programvara för dokumentsamarbete?

Programvara för dokumentsamarbete gör det möjligt för flera personer att arbeta tillsammans med digitala dokument i realtid eller asynkront. Viktiga aspekter av programvara för dokumentsamarbete inkluderar: Realtidsredigering där flera personer kan arbeta samtidigt Versionshistorik Kommentarer och anteckningar Åtkomstkontroller och behörigheter Molnlagring och synkronisering När du utvärderar programvara för dokumentsamarbete välj en applikation som låter dig skapa dokument som hjälper ditt team att spara tid och bli mer produktivt. Till exempel erbjuder Zoom Canvas inbyggda samarbetsverktyg , förifyllda mallar och innehållsblock som kan infogas i dokumentet. Det låter dig också använda Zoom AI Companion för att hämta sammanfattningar och information från dina Zoom Meetings till ett dokument.

Maximera teamets effektivitet med hjälp av dokumentsamarbete

Vad är dokumentsamarbete?

Dokumentsamarbete är en process där flera personer arbetar tillsammans på ett enda levande dokument för att organisera projekt och samarbeta med teammedlemmar. Genom att låta alla medlemmar skriva, redigera och kommentera i samma dokument hjälper programvaran för samarbete kring dokument till att underlätta lagarbete, öka produktiviteten och möjliggöra effektivt innehållsskapande och delning mellan samarbetspartner som kan vara på samma kontor eller i en hybrid arbetsmiljö.

Till skillnad från andra verktyg för samarbete med delade dokument tar Zoom Canvas filsamarbete ett steg längre. Som en del av betalda Zoom Workplace-planer har Zoom AI Companion-funktioner inbyggda för att hjälpa dig att snabbt komma igång med att skapa dokument. Zoom AI Companion kan hämta innehåll från möten till Zoom Canvas, vilket gör det möjligt att sömlöst skapa dokument som sammanfattar nyckelpunkter och åtgärdspunkt från en konversation. Den tillhandahåller också förifyllda mallar och dra-och-släpp-innehållsblock för tabeller, diagram och bilder som förvandlar enkla textdokument till engagerande samarbetsverktyg som stödjer ditt teams arbete.

Hur dokumentsamarbete förbättrar teamets effektivitet

Genom att använda funktionerna för dokumentsamarbete i Zoom Canvas kan team få jobbet gjort tillsammans i realtid. De slipper också den vanliga utmaningen med att flera olika versioner av dokument skickas fram och tillbaka via e-post. Zoom Canvas är tätt integrerat med Zoom Workplace-upplevelsen, vilket innebär att team kan:

Schemalägg och starta Zoom-möten snabbt, eller skapa händelser från dokument.
Skapa, dela och redigera dokument tillsammans direkt i möten eller i appen, och arbeta i realtid för att hålla alla samordnade
Håll informationen organiserad genom att bädda in en Zoom-whiteboard i ett dokument.
Håll koll på uppgifter och minska informationsbelastningen med en enda plats för dokument, wikis och projektspårare.
Dela dokument i Zoom Chat med några enkla klick för att informera samarbetspartner och intressenter, vilket ökar synligheten och minskar siloproblematiken.
Använd Zoom AI Companion för att sammanfatta möten, generera dokumentutkast, brainstorma, justera textens längd med mera.

Hur dokumentsamarbete förbättrar teamets effektivitet

Fördelar med dokumentsamarbete med Zoom Canvas

Zoom Canvas är flexibla, AI first-dokument som anpassar sig efter olika team- och projektbehov för högre produktivitet. De gör det möjligt för teammedlemmar att enkelt skapa och redigera delade dokument och samarbeta bättre över team, platser och tidszoner. Dokumentsamarbete i Zoom Canvas hjälper dig att:

Få ditt team på samma sida (bokstavligen)

Under ett möte kan du anpassa dig i realtid genom att dela ett befintligt dokument (eller skapa ett nytt) medan deltagarna följer ditt dokuments vy och/eller redigerar samtidigt. Att visa och arbeta i samma levande dokument förbättrar samarbetet vid möten.

Spara tid genom att kommunicera i dokumentet

Tagga samarbetspartner och intressenter i dokumenten med @-omnämnanden och reaktioner, och dela dokument direkt till Zoom Chat för att hålla konversationen igång och samlad på ett ställe. Tilldela uppgifter och förfallodatum för att hålla teammedlemmarna ansvariga.

Dra nytta av AI first-funktionaliteten i Zoom Canvas för att fylla i dokument med diskussionspunkter från Zoom Meetings och skapa nya dokument snabbt. Bädda in din Zoom-whiteboard för att hålla brainstorminganteckningar och planer organiserade med mötesinformation.

Sätt en standard för samarbete kring filer

Håll koll på projekten och minska informationsöverflödet med en enda plats för dokument, filer, mappar, att-göra-listor, tavlor, kalendrar, projektsammanfattningar, wikis och mycket mer, allt i Zoom Workplace-appen för dator eller mobil.

60%

Zoom Canvas användarvänliga funktioner för dokumentsamarbete och anpassningsbart innehåll

Starta och schemalägg möten direkt i ett dokument. Klicka på videoikonen för att "Möta nu" och lägga till deltagare, eller "Schemalägg möte" för att hitta en tid.

Lägg till anpassningsbara innehållsblock

Infoga snabbt text, checklistor, tabeller, citat, kolumner och mycket mer för att öka funktionaliteten och glädjen.

Bädda in bilder, ljud, video (inklusive YouTube) och webbkort för att skapa ett vackert, interaktivt utrymme.

Förbättra synligheten genom att lägga till kommentarer i dokumentet, tagga samarbetspartners med @-omnämnanden för att meddela kanaler och individer via e-post eller Zoom Chat och se andra samarbetspartners redigeringar live i dokumentet.

Sätt fart på dokumentskapandet och få innehållet i rätt format genom att välja bland förbyggda mallalternativ som mötesagendor och förslagsdokument.

Använd projektledningsliknande dokumentformatering för personligt bruk och för team för att hålla reda på uppgifter och datum, inklusive Kanban-tavlor, kalender- och tidslinjetavlor med mera.

Använd Zoom AI Companion för att översätta text på upp till 16 språk som stöds utan att lämna dokumentet (inget mer kopiera och klistra in i en annan app).

Hantera åtkomsten till dokument genom att bjuda in Zoom Chat-kanaler eller enskilda kontakter och ställa in samarbetsbehörigheter för visning, kommentarer och redigering.

Möjliggör smidigare arbetsflöden och byt app mindre ofta med dokument som hämtar innehåll från Zoom Meetings, Zoom Chat och Zoom Whiteboard.

Hur man arbetar tillsammans på ett dokument

Oavsett om ditt team behöver planera en ny produktlansering eller förbereda en offert kanske du undrar hur man bäst samarbetar kring ett dokument. Följ de här stegen för att komma igång:

Öppna ett nytt dokument

Börja från ett tomt dokument, välj en mall, använd Zoom AI Companion för att generera ett från ett möte eller importera en fil från en tredjepartsapp.
Dela dokumentet

Bjud in samarbetspartner att se, redigera, kommentera eller vara medägare till dokumentet. Meddela dem via e-post, Zoom Chat eller genom att dela en länk.
Redigera dokumentet

Börja skapa! Upp till 100 samarbetspartner kan samtidigt lägga till innehåll och kommentera direkt på dokument.

Vanliga frågor

Programvara för dokumentsamarbete gör det möjligt för flera personer att arbeta tillsammans med digitala dokument i realtid eller asynkront. Viktiga aspekter av programvara för dokumentsamarbete inkluderar:

Realtidsredigering där flera personer kan arbeta samtidigt
Versionshistorik
Kommentarer och anteckningar
Åtkomstkontroller och behörigheter
Molnlagring och synkronisering

När du utvärderar programvara för dokumentsamarbete välj en applikation som låter dig skapa dokument som hjälper ditt team att spara tid och bli mer produktivt. Till exempel erbjuder Zoom Canvas inbyggda samarbetsverktyg, förifyllda mallar och innehållsblock som kan infogas i dokumentet. Det låter dig också använda Zoom AI Companion för att hämta sammanfattningar och information från dina Zoom Meetings till ett dokument.

När man talar om dokumentsamarbete eller säger att man arbetar tillsammans på ett dokument innebär det att flera personer arbetar tillsammans på samma dokument, presentation eller kalkylblad samtidigt. Dokumentsamarbete gör det enklare för grupper av människor att skapa, granska och förbättra dokument tillsammans utan att behöva oroa sig för problem som versionshantering (att använda en föråldrad version av dokumentet) eller att behöva dela feedback på innehållet via e-post eller andra kommunikationsformer. Processen för dokumentsamarbete förbättrar kommunikationen och effektiviteten och bidrar till att säkerställa att allas synpunkter beaktas.

Filsamarbete är en annan term för dokumentsamarbete och avser en lösning eller process som gör det möjligt för flera personer att arbeta tillsammans med en fil eller ett dokument för att skapa en enda slutlig version. Det kan göras i realtid över olika platser och tidszoner eftersom levande dokument nås via internet och sparas i molnet. Genom att använda processer för filsamarbete och fildelning kan teamen hålla ihop projekten genom att stödja asynkron kommunikation och öka synligheten.

Många verktyg för dokumentsamarbete gör det möjligt för teammedlemmar att dela ett dokument inifrån dokumentet med knappen Dela eller direkt från en lista med dokumenttitlar. För att dela ett dokument som alla kan redigera i Zoom Canvas, klicka på Dela i det övre högra hörnet av ditt öppna dokument, ange namnen på de kontakter du vill dela dokumentet med, och gör dem till Redigerare i behörighetsinställningarna.

I Zoom Canvas kan du välja att meddela dokumentsamarbetspartners via e-post, Zoom Chat eller genom att kopiera och klistra in länken till en annan applikation.

Dokumentsamarbete i realtid online är när flera personer arbetar med ett digitalt dokument samtidigt. Online-dokumentsamarbete används ofta i affärsmiljöer där teammedlemmar är utspridda på olika platser men behöver förbereda ett dokument tillsammans. Genom att använda ett levande dokument (ett dokument som alltid är uppdaterat och sparas automatiskt) kan medarbetarna arbeta samtidigt, var de än befinner sig.

Ett marknadsföringsteam med flera distansarbetare i olika tidszoner kan till exempel ta fram ett kampanjplaneringsdokument tillsammans, där varje medlem ansvarar för en annan del av planen. Under hela dagen kan du skriva text och lägga till grafer, tabeller, bilder, tidslinjer och förfallodatum, samtidigt som andra kollegor också är i samma dokument och skriver och lägger till innehåll.

Gemensam dokumentredigering är enklare och effektivare när Zoom Canvas och Zoom Meetings används tillsammans. Medan du arbetar med ett dokument kan hålla ett snabbt möte med dina samarbetspartner för att diskutera det arbete som behöver utföras. När du delar ett dokument direkt i ett möte kan deltagarna visa, redigera och lägga till innehåll samtidigt (beroende på individuella behörighetsinställningar).

Här är några sätt att använda Zoom Canvas och Zoom Meetings tillsammans för mer effektivt dokumentsamarbete.

Före ett möte: Skapa en mötesagenda i Docs. Sedan kan du starta eller schemalägga ett möte från Docs.

Under ett möte: Skapa, dela och redigera dokument direkt under möten eller i Zoom Workplace-appen, och arbeta i realtid för att hålla alla uppdaterade.

Efter ett möte: Redigera och dela Zoom AI Companion-genererade mötessammanfattningar i Docs.

Kontakta säljavdelningen

Kom igång